Mehr Zeit für schöne Dinge: Effizienter arbeiten mit der 80/20 Regel

Mehr Zeit für schöne Dinge: Effizienter arbeiten mit der 80/20 Regel

Heute möchte ich mir dir mal etwas tiefer in den Bereich Produktivität einsteigen. Mit welchen Tätigkeiten, Produkten bzw. Dienstleistungen erwirtschaftest du den Großteil deines Einkommens? Welche deiner täglichen Aufgaben verschwenden wertvolle Zeit und können ausgelagert oder gestrichen werden?

Über das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt) bin ich schon häufig gestolpert – aber heute hat es mich tatsächlich eiskalt erwischt. Ich versuche ja gerade, meinem idealen Arbeitstag näher zu kommen – d.h. mit weniger Aufwand ein gutes Einkommen zu erzielen, um mehr Zeit für meine Familie und persönliche Weiterentwicklung zu haben.

Bisher habe ich noch nie so wirklich darüber nachgedacht, mit welchen meiner täglichen Aufgaben bzw. meiner Produkte ich den Großteil meines Einkommens erwirtschafte und ich wie ich mit diesem Wissen meine Arbeitszeit noch optimieren kann. Beim Lesen des Buches “Die Gesetze der Gewinner” von Bodo Schäfer machte es aber endlich Klick! und ich stellte noch am selben Tag eine kleine Kalkulation auf. Tatsächlich erwirtschafte ich mit nur ca. 20% meiner Produkte den Großteil meines Einkommens. Die anderen 80% werden zwar auch regelmäßig gekauft, bringen aber kaum etwas ein – teilweise ist sogar der Arbeitsaufwand für die Erstellung und Verbreitung der E-Books im Vergleich zu den damit erzielten Einnahmen wirtschaftlich kaum vertretbar. Ein Schock für mein kleines Unternehmerherz!

Was genau besagt denn die 80/20-Regel?

Der italienische Sozio-Ökonom Vilfredo Pareto entdeckte Anfang des 19. Jahrhunderts, dass 20% der Bevölkerung in Italien etwa 80% des Vermögens besaßen. Dieses 80/20-Phänomen lässt sich auch auf viele andere Bereiche übertragen. In 20% deiner Arbeitszeit (bzw. mit 20% deines Angebots) erwirtschaftest du etwa 80% deines Umsatzes. Die verbleibenden 80% deiner Zeit verursachen zwar viel Arbeit, bringen aber nicht mehr viel ein – die meiste Zeit wird also nicht besonders effizient genutzt. Warum die Rechnung nicht ganz so einfach ist, erkläre dir dir am Ende des Artikels – wichtig ist erstmal nur, dass du das Grundprinzip verstehst.

Um möglichst effizient zu arbeiten, d.h. mit möglichst wenig Arbeitsaufwand den maximalen Gewinn zu erwirtschaften, solltest du also genauer hinschauen, welche Art von Produkten bzw. Dienstleistungen deine Bestseller sind. Warum? Damit du dich auf die sinnvollen und effizienten Tätigkeiten konzentrieren kannst und dadurch mehr Zeit für andere schöne Dinge hast! Wenn du dir darüber noch keine Gedanken gemacht hast, wäre vielleicht ein inspirierendes Vision Board etwas für dich.

Wie viel verdiene ich womit?

Ich habe mich also hingesetzt und eine Exceltabelle zu meinen durchschnittlichen monatlichen Einnahmen erstellt. Im Dokument tauchen dabei alle Arten von Einnahmen auf, also neben den Einkünften aus meinem Design-Business auch die Ebook-Verkäufe und Werbeeinnahmen durch meine Blogs. Jeder Einnahme habe ich außerdem mögliche Ausgaben gegenübergestellt, die bei der Erstellung bzw. durch Werbung angefallen sind – und dabei festgestellt, dass ich meine Ausgaben tatsächlich stark unterschätzt habe. Zwar läuft mein Designbusiness recht stabil, aber einige Produkte und Prozesse sind unwirtschaftlich und verschwenden wertvolle Zeit.

Schwankungen in den Einnahmen sind normal. Bodo Schäfer verwendet hier sogar die Begriffe „unternehmerischer Winter“ bzw. „Sommer“ und empfiehlt außerdem, diese Unregelmäßigkeiten als gegeben zu akzeptieren und sich gedanklich und unternehmerisch darauf einzustellen.

Abgesehen von diesen zyklischen Schwankungen ist es jedoch meiner Meinung nach wichtig, alle Arbeitsprozesse genau zu durchleuchten und Zeitfressern auf die Spur zu kommen.

Wie du die 80/20-Regel auf deine täglichen Aufgaben anwenden kannst

Stelle dir eine Tabelle auf und liste darin deine durchschnittlichen monatlichen Netto-Einnahmen auf – und zwar pro Produkt bzw. Dienstleistung. Alle Kosten, die bei der Erstellung oder Vermarktung anfallen, listest du ebenfalls separat auf und ziehst diese dann von den Gesamteinnahmen dieses Produktes (oder der Dienstleistung ab).

Wenn du zum Beispiel digitale Informationsprodukte verkaufst, können Kosten für Stockphoto-Lizenzen, Verkaufsgebühren auf bestimmten Plattformen, Werbekosten für die Vermarktung usw. anfallen. Bei einem Onlineshop fallen pro Produkt die Einkaufskosten an, sowie Aufwand und/oder Kosten für das Fotografieren, Einpflegen in den Shop, Kundenservice und vieles mehr.

Hier kommen wir auch schon zum nächsten Punkt: Dem Arbeitsaufwand. Auch der sollte in deine Kalkulation mit einfließen. Denn es macht einen enormen Unterschied, ob du für die Erstellung eines Produktes zwei Stunden benötigst und dieses sich super verkauft, oder ob du acht Stunden in die Erstellung steckst und damit kaum Einnahmen erzielst.

Mit der fertigen Tabelle kannst du dann herausfinden, welches deine Bestseller sind – auf die solltest du dich konzentrieren. Schaue auch auf den jeweiligen Arbeitsaufwand pro Einnahme. Benötigt ein Produkt viel Zeit in der Herstellung oder verschlingt ein großes Marketingbudget, bringt aber kaum etwas ein, so solltest dieses vielleicht aus dem Sortiment nehmen.

  • Welche 20% deiner täglichen Arbeitsaufgaben bringen dir 80% deiner Einnahmen ein? Kannst du ineffiziente Prozesse oder Produkte reduzieren?
  • Lege deinen Perfektionismus ab. Müssen es immer 100% sein? Oft reichen 80% bereits aus, um ein tolles Produkt bzw. ein Dienstleistung anzubieten. Dadurch sparst du wertvolle Zeit.
  • Lerne Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Welche Aufgaben musst oder möchtest du selbst erledigen, welche kannst du vielleicht auslagern oder ganz streichen?
  • Was sind deine Bestseller? Konzentriere dich auf deren Vermarktung und versuche, weitere Produkte / Dienstleistungen in diesem Stil zu kreieren.
  • Welche Marketing-Aktivitäten führen zu den meisten Verkäufen? Welche verschlingen nur Geld?

Nicht messbare, aber maßgebliche Faktoren

Natürlich gibt es auch nicht messbare Faktoren und Aufgaben, die für das Fortbestehen deines Unternehmens wichtig sind. Deshalb sollte die 80/20-Regel auch nicht zu streng angewendet werden.

Nicht alle Prozesse sind effizient im Sinne von Arbeitsaufwand und direktem finanziellen Nutzen – aber trotzdem notwendig, um deine Community aufzubauen, mit den Kunden im Gespräch zu bleiben oder einfach dein Business am Laufen zu halten.

Du sollst mit diesen Tipps nicht zur Effizienz-Maschine werden – sondern ich möchte dich dazu anregen, einfach mal deine Kosten-Nutzen Strategie zu überprüfen und eventuell ein paar Verbesserungen vorzunehmen.

Versuche, Ablenkungen im Arbeitsalltag zu vermeiden und konzentriere dich auf die effektiven 20% deiner Aufgaben, die dir 80% deines Einkommens einbringen. Diese Aufgaben sollten immer oberste Priorität haben und zuerst abgearbeitet werden. In der restlichen Zeit finden die weniger wichtigen Aufgaben Platz oder können vielleicht sogar ausgelagert bzw. gestrichen werden.

Stelle dich und deine Zufriedenheit in den Mittelpunkt. Wenn du in einem Fünftel der Zeit fast dein gesamtes Einkommen erzielst, warum dann die restliche Zeit verschwenden? Definiere deinen idealen Arbeitstag, erstelle dir ein Vision Board und lass dich davon inspirieren. Wenn du zufrieden bist, ist es auch dein Umfeld. Ein entspanntes und harmonisches Leben im Einklang mit deinen Bedürfnissen wird möglich. Und das ist es doch schlussendlich, was wirklich zählt.

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